El día 16 de Febrero de este año entró en vigor el Reglamento 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se pone fin a una serie de procedimientos burocráticos y se suprimen determinadas formalidades que se exigían sobre documentos públicos en el marco de la Unión Europea para verificar su autenticidad.
El Reglamento 2016/1191 y las apostillas
El sistema de apostillas como forma de autentificar documentación se comenzó a utilizar en el año 1961 entre los más de 100 países firmantes del “Convenio de La Haya”, que permitió en su momento suprimir la exigencia de legalización para documentos públicos extranjeros. Si bien en aquel entonces significó un verdadero avance a la hora de agilizar los procedimientos de legalización de documentos, en la actualidad dicho sistema ha perdido su eficacia y ha terminado por transformarse en una mera molestia burocrática en la mayoría de los casos.
Recientemente entró en vigencia el Reglamento 2016/1191 por el que se simplifican los requisitos de presentación de ciertos documentos públicos frente a la Unión Europea: mediante dicha normativa se exime de la obligación de legalizar, apostillar y traducir determinados instrumentos públicos expedidos por estados miembros al presentarlos frente a países que también son parte de la Unión Europea.
Conforme a lo que relata la nueva normativa, las autoridades de los Estados miembros no podrán exigir la apostilla en documentos públicos (ni tampoco en sus traducciones certificadas) que hayan sido librados por otro país de la comunidad, siempre y cuando dicho documento público verse sobre las siguientes materias:
- la nacionalidad
- el domicilio o la residencia
- la defunción
- el nombre de la persona
- el nacimiento
- antecedentes penales
- el divorcio o la anulación del matrimonio la filiación
- registro de una unión de hecho
- la anulación de la registración de una unión de hecho
- la adopción;
- el derecho de sufragio
Otro punto importante que fija el nuevo reglamento es el de fijar impresos estándares multilingües para que se adjunten a los documentos públicos. Estos impresos deben ser puestos a disposición de manera obligatoria por la autoridad pública del Estado que emite el documento y cumplir con los siguientes requisitos:
- El documento debe estar primeramente en la lengua oficial del país que lo emite
- La traducción debe realizarse a la lengua oficial del Estado miembro en el que se desea presentar el documento público.
Las traducciones certificadas no han quedado fuera de la nueva reglamentación referida a la legalización y autentificación de documentos públicos en la Unión Europea: la normativa establece que en caso de que un Estado miembro receptor exija una traducción certificada de un determinado instrumento público, este deberá aceptar una traducción emitida por cualquier país de la Unión Europea. Habiéndose flexibilizado los requisitos y eliminándose la necesidad de apostilla para algunas documentaciones, se espera una importante reducción de la burocracia en la Comunidad Europea y una mayor agilización en todo tipo de trámites.