¿Sabes cuál es la causa subyacente de la mayoría delos errores en el lugar de trabajo? El 86 % de los empleados y ejecutivos corporativos lo atribuyen a una comunicación ineficaz. En esta ocasión analizaremos algunas formas para mejorar la comunicación en aquellos equipos que se desempeñan en gran medida de manera virtual, siendo este uno de los grandes desafíos de la nueva era digital.
3 formas de mejorar la comunicación en equipos virtuales
Invertir en una buena comunicación no solo sirve para prevenir cualquier tipo de fracaso a nivel de equipo, sino que también permite a este tomar mejores decisiones basadas en datos concretos. La comunicación impulsa el compromiso, un sentido de confianza y respeto por los valores de la organización. Mantener a todos involucrados y actualizados también ayuda a resolver problemas rápidamente y brinda un espacio para compartir sus ideas libremente.
Demostrar reconocimiento y aprecio
Cuando trabajamos virtualmente puede parecer mucho más difícil destacar y que el trabajo duro pueda llegar a apreciarse. Por lo tanto, es responsabilidad del líder de equipo el asegurarse de que el resto del grupo se sienta apreciado por las metas y contribuciones alcanzadas.
No resulta para nada complejo incorporar más aprecio y gratitud en la rutina de tu equipo virtual. Según una encuesta, el 85 % de los empleados dice que un simple «gracias» por su esfuerzo es suficiente. Entonces, ¿por qué no tomarse un tiempo durante las reuniones para agradecer al equipo las metas que lograron esa semana?
Este simple acto de gratitud puede aumentar la satisfacción laboral, y de igual modo sirve como valiosa retroalimentación para el equipo.
Asegurarse de que todas las reuniones tengan un propósito claro
Antes de reservar un horario para una reunión en el calendario del equipo es importante tomarse un momento para considerar por qué se necesita esta reunión. Cuando un equipo trabaja de forma remota es fácil dejarse llevar por los encuentros y no llegar a nada concreto. Después de todo, es una de las formas más cómodas de ponerse en contacto. Sin embargo, demasiadas reuniones pueden ser abrumadoras y la falta de un propósito claro puede hacer que la misma se sienta como una pérdida de tiempo.
Para evitar esto se recomienda detallar el enfoque de cada reunión. ¿Necesitas discutir resultados específicos o tienes un problema que resolver? Enumera las metas y expectativas y presenta la agenda de la reunión al equipo con anticipación.
Implementar las herramientas adecuadas
Los equipos virtuales se basan en diversas herramientas y software para fomentar la comunicación. Por eso no basta con tener un servicio de correo electrónico.
El mejor software de comunicación tiene estas funciones clave:
- Integración. Si estás utilizando muchas herramientas diferentes, la capacidad de integrarlas entre sí resulta útil.
- Configuración fácil. La incorporación de nuevas personas puede ser un desafío, especialmente si los recién llegados no están familiarizados con las herramientas que prefiere la organización. Los equipos virtuales deben centrarse en elegir las herramientas que tienen una configuración rápida y sencilla.
- Escalabilidad. Las mejores herramientas te permiten hacer crecer y reducir tu equipo rápidamente cuando sea necesario.
- Diseñado para el trabajo remoto. Si los miembros de tu equipo provienen de varias partes del mundo, lo ideal es enfocarse en el software que tenga requisitos mínimos. Las buenas herramientas permiten a los usuarios conectarse sin importar dónde vivan ni qué dispositivo estén usando.
- Seguridad. Los ataques cibernéticos ocurren con frecuencia, por lo que es vital elegir la herramienta que implemente medidas de seguridad sofisticadas.
Centrado en el cliente. Elije herramientas que cuenten con una atención al cliente rápida y eficiente; de esta manera, los problemas técnicos no comprometerán tu flujo de trabajo.